Come ordine di acquisto del software aiuta a prevenire le frodi da Bellwether Software

Fiona frode ha lavorato come segretaria per la School of Nursing presso College Town Università per quasi quindici anni. Ha la reputazione di essere gentile e disponibile, ed è generalmente buono in quello che fa. In aggiunta alle sue responsabilità di segreteria, Fiona è anche il compito di organizzare catering e intrattenimento per tutti gli eventi che la School of Nursing mette su ogni anno, quando il loro ultimo gruppo di laureati è iscritti all'università. E 'più facile lasciare che Fiona avere il pieno controllo degli eventi di laurea, come per dividere il compito tra diversi dipendenti renderebbe le cose più complicate per tutti gli interessati. Questo è ciò che Fiona ha raccontato i suoi superiori, e non hanno alcun motivo per non crederle o di pensare a lei come a un potenziale rischio di frode - o almeno così pensano

Fiona ha conti di credito con più vari fornitori e negozi di partito. , e ha anche le carte di credito aziendali con diversi locali grandi magazzini e catene di negozi. Ogni volta che le fatture arrivano dai venditori, negozi di partito e grandi magazzini, Fiona porge le entrate rispetto al reparto contabilità e fatturazione, che poi assicurano che gli importi sulla partita ricevute fino alla quantità che appare sulla fattura. Finora non c'è mai stato una discrepanza tra qualsiasi delle fatture e le ricevute

Il problema è che nessuno sta esaminando gli introiti diversi da quelli nel reparto contabilità e fatturazione e di coloro che lavorano all'interno di quel reparto non lo fanno. sa quanto Fiona dovrebbe essere spesa. in quanto gli importi che Fiona spende sono circa gli stessi ogni anno, l'azienda non ha alcun indizio che Fiona acquista il suo intero guardaroba estivo a spese della società ogni anno e che si compra anche il suo regali di Natale per il prossimo inverno, utilizzando il carte di credito aziendali in primavera. La società non rendersi conto del rischio che stanno prendendo affidando Fiona con le carte e non ha idea della frode su larga scala che è stata perpetrando da oltre un decennio.

Il School of Nursing può impedire tale frode da si verificano istituendo un sistema di ordine di acquisto in cui un supervisore deve essere comunicata prima Fiona continua i suoi viaggi commerciali annuali per raccogliere le forniture per le feste di laurea. un sistema di questo tipo può comportare vari componenti come richiedendo che Fiona compilare una prestampata ordine di acquisto slittamento, e quindi effettuare una chiamata notifica i negozi che Fiona viaggia a che ci deve essere un ordine di acquisto prestampata o che il negozio non riceveranno i fondi per gli acquisti.

Se le autorità di vigilanza di Fiona sono sulla frode (ad esempio, Fiona può essere lo shopping per loro), le cose possono diventare più complicato. La presenza di più di una persona firmare su qualsiasi ordine di acquisto è un ottimo modo per ridurre ulteriormente il rischio e prevenire Fiona di essere in grado di perpetrare la frode. I più garanzie sono in atto e il maggior numero di persone che sono a conoscenza di ogni tempo Fiona sarà utilizzando i fondi della società per pagare gli acquisti meno probabile è che lei sarà in grado di continuare il suo comportamento inosservato. Software ordine d'acquisto ha molti meccanismi di tutela in quanto qualcuno evitare come Fiona da perpetrare frodi sulla vostra azienda.

Questo articolo è apparso a bellwethercorp.com